Die Prozessanalyse steht für Transparenz und Klarheit bis ins Detail. Ein Ziel der Prozessanalyse ist die Erarbeitung von strukturierten Vorgehensweisen sowie standardisierten Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, die die Basis für mehr Routine im Reinigungsalltag bilden. Routine bedeutet effektive Arbeitsprozesse und kontinuierlicher Arbeitsfluss!
Prozesse analysieren – Transparenz schaffen
Gestalten und Beherrschen von Prozessen – Improvisation war gestern
Die Konkurrenz unter den Krankenhäusern ist stark – der Wettbewerb um Patienten ist hart. Gerade in den letzten Jahren ist die Krankenhaushygiene und insbesondere die „unzureichende“ Krankenhausreinigung immer mehr ins Kreuzfeuer der Öffentlichkeit geraten. Aufgrund dessen informieren sich Patienten im Internet nicht nur über die medizinische und pflegerische Betreuung, sondern auch vorrangig über Hygiene und Sauberkeit. Wichtig ist, dass die wesentlichen Informationen über Reinigungsprozesse vorliegen, die eine Prozessanalyse liefert, falls Gesprächsbedarf besteht.
Vorteile einer Prozessanalyse
liefert Anhaltspunkte über Schwachstellen im Reinigungsprozess
und Informationen über hygienische Risikofaktoren hinsichtlich des Risikomanagements
lässt Vermeidungsstrategien und Abwehrmechanismen sichtbar werden
macht Handlungsbedarf an den Schnittstellen Pflege und Reinigung transparent
klärt auf, welche Reinigungstätigkeiten doppelt ausgeführt werden
erfasst alle tatsächlich erbrachten Leistungen
deckt Warte- und Leerlaufzeiten auf
fragt nach Stärken/Chancen und Schwächen/Risiken der Reinigung
ermittelt zielführende Bewältigungsstrategien, um gesteckte Ziele zeitnah zu erreichen
Vor der Prozessanalyse sehen wir, was auf der Hand liegt –
nach der Prozessanalyse sehen wir das WARUM!
(Eisberg-Prinzip)
Die vier Säulen einer erfolgreichen Reinigung
Die vier Bereiche liefern signifikante Informationen und Fakten für die Prozessanalyse. Diese werden durch Dokumenteneinsicht, Interviews und Objektbegehungen erfasst.
Reinigungschemie, Reinigungsverfahren, Reinigungsmaschinen und -geräte. Reinigungstextilien beeinflussen den Reinigungserfolg maßgeblich sowie die Reinigungszeiten.
Die Lage der Reinigungskammern, der Lagerräume, der Wäscherei, der Entsorgungsräume zählen ebenso zu den Einflussfaktoren. Wegezeiten gehören mit zur Arbeitszeit sowie Wartezeiten vor den Aufzügen und Patientenzimmern.
Hier wird der Frage nachgegangen, über welche Qualifikationen die Mitarbeiter der Reinigung verfügen.
In der Reinigung arbeiten Mitarbeiter mit beruflicher Qualifikation, wie zum Beispiel
- Hauswirtschaftsleiter/in
- Gebäudereinigungsmeister/in
- Glasreiniger/in
- Gebäudereiniger/in
- Wirtschafter/in
- Hauswirtschafter/in
- Hotelfachfrau/mann
oder Quereinsteiger, die sich qualifiziert haben zum
- Fachwirt/in für Reinigungs- und Hygienetechnik
- Geprüfte Objektleitung
- Geprüfter Vorarbeiter/in
- Geprüfter Desinfektor/in
- Geprüfter Schädlingsbekämpfer/in
- Geprüfte Reinigungsfachkraft
und Anlernkräfte.
Es wird überprüft, ob die gesetzlich geforderten einmal jährlichen Schulungen durchgeführt werden (Infektionsschutz und Arbeitssicherheit) und wie neue Mitarbeiter eingewiesen werden und welche Möglichkeiten zur Weiterqualifizierung angeboten werden.
Das vorhandene Know-how beeinflusst die Qualität der Reinigung und der Hygiene. Das bezieht sich dabei im Wesentlichen auf folgende Bereiche:
- Reinigungstechnik
- Hygiene und Infektionsprävention
- Arbeitsschutz (TRBA 250, DGUV)
- gesetzliche Grundlagen (IfSG)
- KRINKO-Empfehlungen, Leitlinien, Normen
- Schulungen
Im Fokus stehen dabei insbesondere Arbeitsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Schulungsnachweise, Dokumentationen und Checklisten.
Wissen sammeln und verfügbar machen, um noch ein bisschen erfolgreicher zu werden.
Der Reinigungsprozess braucht Stabilität. Das heißt, sobald Veränderungen an Leistungsindikatoren auftreten, müssen diese kommuniziert und schriftlich fixiert werden. Die Folgen sind Abweichungen am Reinigungsergebnis.
Zu den Leistungsindikatoren der Reinigung gehören:
- Kalkulation mit Leistungskennziffern (Flächenleistung) und Reinigungsfrequenzen
- Stundenverrechnungssatz
- Leistungsverzeichnis und Raumbuch
- Hygiene- und Desinfektionsplan (Reinigungsplan)
- Personaleinsatz
- Maschineneinsatz
Die Prozessanalyse lässt Abweichungen sichtbar werden.
Die vier Faktoren stehen untereinander in Abhängigkeit. Veränderungen in einem Bereich – beeinflussen den Reinigungserfolg.
Nach der Prozessanalyse erfolgt die Reorganisation
- Veränderungsmaßnahmen für die Reorganisation leiten sich aus den Ergebnissen der Prozessanalyse ab, wie zum Beispiel:
die Neugestaltung bestehender Reinigungsablaufprozesse
die Auflösung über Jahre bestehender Reviere
die Umstellung von Arbeitsabläufen, um Wartezeiten auf ein Minimum zu reduzieren
oder um andere Berufsgruppen in ihrer Arbeit nicht mehr als notwendig zu stören
die Anpassung der Dienstzeiten auf die Bedürfnisse der Nutzergruppen
die Einführung einer ganztägigen Erreichbarkeit der Reinigung
Unsicherheiten, die während einer Reorganisation entstehen können, sind zu vermeiden, indem Betroffene rechtzeitig informiert und evtl. mit in Vorgespräche einbezogen werden.
Je intensiver die Planungsphase – desto reibungsloser erfolgt die Umsetzung.
„Auch aus Steinen, die einem in den Weg gelegt werden, kann man Schönes bauen.“
Johann Wolfgang von Goethe