Schwankungen in der OP-Auslastung

Aus aktuellem Anlass – So geht es halt auch nicht!

Während einer OP-Begehung kam die OP-Leitung auf mich zu und erzählte mir von ihrem Problem, das immer an stark ausgelasteten OP-Tagen auftritt. Sie sagte, dass zwei Reinigungskräfte für die Zwischendesinfektionen einfach nicht ausreichend seien wie an den anderen Wochentagen. Es komme regelmäßig vor, dass drei OP`s gleichzeitig eine Zwischenreinigung melden und kostbare Zeit durch Warten auf die Zwischendesinfektion verloren gehe.

Das darf natürlich nicht passieren!

Wenn ich mir jetzt vorstelle, dass noch ein OP dabei ist, der extrem verschmutzt ist, reichen die 8 Minuten für die Zwischenreinigung auch nicht aus, und alles verzögert sich. Da entsteht Stress auf Seiten der Reinigung, und unweigerlich entsteht Ärger beim OP-Personal.

Hier empfehle ich, die OP-Daten vom Controlling nach Wochentagen gefiltert geben zu lassen. Daraus lassen sich die Auslastungen bzw. die Spitzen der Wochentage ablesen.

Schwankungen innerhalb der Arbeitswoche sind kein ungewöhnliches Phänomen!

Beispiel: OP mit 6 Sälen

Schwankungen der OP-Auslastung im Wochenüberblick

Beispiel: OP mit 6 Sälen

Schwankungen der OP-Auslastung im Jahresüberblick

Sind die kritischen Tage ermittelt, muss evtl. eine Reinigungskraft mehr eingesetzt oder die Arbeitszeiten korrigiert werden. Und jetzt wird es spannend.

Damit die Personalkosten nicht nach oben abdriften – denn 1h pro Tag mehr an Reinigung heißt auf das Jahr hochgerechnet ca. 4500,00€ mehr Kosten – muss geschaut werden, wie diese aufgelaufenen Stunden an den anderen Wochentagen wieder abgebaut bzw. kompensiert werden können.

Da führt kein Weg dran vorbei!

Reinigungspersonal muss entsprechend eingeteilt werden, um die Spitzen abzufedern! Wartezeiten aus organisatorischen Gründen sind in der Regel vermeidbar! Dieser Weg ist nicht immer einfach und direkt zu gehen.

Das Gute daran ist – es funktioniert! Aber nur dann, wenn alle Beteiligten es auch wollen. Oftmals ist es der Betriebsrat bzw. Personalrat, der die Umsetzung herauszögert und nicht die Reinigungskräfte. Das habe ich so schon oft genug erlebt.

Analysieren Sie die OP-Reinigung!

Die Objektleitung bzw. die Hauswirtschaftsleitung benötigt dazu:

• die aktuelle Kalkulation zur Ermittlung der Sollzeiten für die Schlussdesinfektionen und Unterhaltsreinigung
• die Reinigungszeiten für die Zwischendesinfektionen (Durchschnittswert)
• Beginn der Zwischendesinfektionen und Schlussdesinfektionen (Richtwerte)
• die Festlegung, wie viel Personal zwingend  ab und bis wann vorzuhalten sind (eine Art Anwesenheitspflicht)
• alle anfallenden Tätigkeiten mit Zeiten, wie z. B. die Aufbereitung der OP-Tische, das Verteilen der Wäsche, Auffüllarbeiten usw.

Mit diesen Angaben kann ein Reinigungsablaufplan erstellt werden.

Beispiel für einen Reinigungsablaufplan im OP

Im Reinigungsablaufplan für die OP-Reinigung werden Zuständigkeiten der Mitarbeiter arbeitsplatzbezogen festgelegt sowie die Dienst- und Arbeitszeiten geregelt. Pausenzeiten, auch wenn der festgelegte Zeitpunkt nicht immer einzuhalten ist, sind diese zu vermerken. Im Reinigungsablaufplan sollten u. a. die Tätigkeiten benannt werden, die täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt  seien müssen oder immer wieder anfallen.

Selbstverständlich ist, dass Tätigkeiten beispielsweise das Abarbeiten von Turnusaufgaben flexibel zu handhaben sind.  Eine feste Zuordnung auf die Arbeitsplätze ist hier nur bedingt möglich. Gerade dann, wenn Wartezeiten zwischen den Zwischenreinigungen entstehen, sind diese mit Turnusaufgaben zu überbrücken.

Da das OP-Programm Schwankungen unterliegt, kommt es vor, dass OP-Säle zu unterschiedlichen Zeiten enden. Das bedeutet, dass OP-Säle, die sehr früh gemeldet werden, zeitnah endgereinigt werden können und nicht liegen bleiben müssen, bis das Personal für die Endreinigung den Dienst antritt.